2015年

10月

15日

住所録ファイルを今のうちにメンテナンスしよう!


前回のブログでは、今の時期に年賀状を整理しておきましょう〜ということをお伝えし、

住所録の更新をしましょうというお話をしました。


実際にやってみましたか?


まだ年賀状のことを考えるのは早い!

と思うかもしれませんが、あっという間に年末は、やってきます。

まずは年賀状の住所と氏名をチェックすることから始まります。


その際に、もしこちらが送っていないけど、年賀状を受け取った場合には、その方のデータを追加しておきましょう。




住所録が無い方は、まず作成しよう!

住所と氏名のチェックが終わったら、まずはこちらから送った方を住所録でチェックしましょう。

私は住所録はExcelファイルで管理しています。


ちなみに宛名は郵便局の「はがきデザインキット」というフリーソフトを使っています。

http://yubin-nenga.jp/design_kit/

フリーソフトですが、バージョンアップしても無料ですので、オススメです。


あと、住所録の管理は、Excelで管理です。

そして、宛名印刷するときだけ、住所録をソフトへインポートしています。

もし住所録をこれからパソコンデータで作りたいという方は、どんな項目を作るかがとても大事です。

そんな場合には、こんな方法があります。


郵便局の「はがきデザインキット」をインストールして、そのソフトから住所録を空のままエクスポートするのです。

すると、住所録の項目名称があるExcelファイルが作成されます。



まずこちらから送った方をチェックしよう

ちょっと横道にそれましたが、こちらから年賀状を送った方をチェックしましたか?


私はExcelの住所録データの一番右の列を利用してこのようにデータを入力しています。

2015年の年賀状を送った方は、

「2015送」

と入力しています。


その次に入力すべきデータがあります。

それは喪中ハガキです。

受け取った喪中ハガキは、年賀状と同様に五十音順に並びかえします。


その上で住所録データにデータを入力します。

もしデータがない場合には追加して下さいね。


そして、喪中ハガキには、

「2015喪」

と入力します。


つまり喪中ハガキを頂いたから、年賀状は出さなかった方という意味です。


ここまでは大丈夫ですか?

ではまた次回に続きはお話しますね。